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文件解決方案

【效率提案】文件命名歸檔

您是否面臨以下問題?

• 所有的文件皆須分開掃描存檔

• 掃描的電子檔需重新命名

• 眾多檔案需人工辨識歸檔 

效率議題

• 如何快速的掃描多份文件?

• 是否可對掃描出的PDF檔分割及整併頁面?

• 如何快速對掃瞄出的電子檔重新命名?

• 是否可降低人工命名的誤植率?

• 如何快速的將檔案歸檔?

• 是否可快速查找所需檔案?

您所需要的解決方案 => 電子文件祕書與E化管理軟體

一次掃描所有檔案
=> 您可單次掃描多份同類型紙本文件

龐大的案件量及文件種類眾多,逐份分開掃描需花費很多時間。

掃描出的PDF檔案無法編輯,是否可以修改或刪除、增加頁面?

使用者可一次性掃描所有文件,透過電子文件秘書拆分為多份電子檔案,有效提升效率。

透過電子文件秘書,也可針對PDF檔案刪除、增加、移動頁面順序,簡易又方便。

 OCR自動命名
=> 您可透過OCR辨識擷取特定區域文字自動產生檔案名稱

 

掃描後的電子檔案名稱為流水號,需人工重新命名,耗費人力。

人工命名誤植率高,是否有更有效率的方法?

您可透過E化管理軟體中的OCR辨識抓取文件內容(含一、二維條碼、區域辨識等),自動產生檔案名稱,節省人力成本並降低人工命名誤植率。

自動歸檔設定
=> 您可自行設定文件歸檔目的地

 

眾多的電子檔案需人工歸檔至共用資料夾,是否可快速完成?

共用資料夾中眾多檔案,當需變更與備查時,是否可快速查找所需檔案?

使用者可自行設定歸檔目的地,包含本機資料夾、網路分享資料夾⋯等,有效結合企業內部作業流程。

電子檔案在透過全文辨識後,產生全文可搜尋PDF檔案,讓您輕鬆查找所需檔案,提升工作效率。

 

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