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文件解決方案

【資安提案】文件控管

您是否面臨以下問題?

• 公用資料夾的文件可任意存取

• 紙本、電子文件眾多不便管理

• 搜尋一份文件需花費許多時間

資安議題

• 如何免除傳統檔案櫃、資料夾共享方式所帶來的資安危機?

• 是否可在各部門的文件資料間建立,,權限控管11的機制呢? 

TCO議題

• 紙本文件歸類不易、需空問存放?

• 電子文件類型眾多、無法有效控管?

效率議題

• 搜尋所需文件需要耗費許多時間?

 

您所需要的解決方案 => 企業文件管理系統

必須經過授權登入後才能存取文件
=> 您可針對使用者或群組提供適當的存取權限

 

任何人都可以任意地存取檔案櫃及公用資料夾的文件,資安是否有疑慮?

是否可針對各人員與各部門可存取的文件資料做權限控管的機制?

使用者必須透過所屬帳號登入使用企業文件管理系統,提升文件資料的安全性。

系統內設置了不同的的使用者角色,每個角色提供適當的存取權限,使用者僅能看到管理員希望他們看到的文件。

於安全的系統上統一管理企業內各類文件
=> 您可於系統中統一管理企業內各類文件

 

紙本文件無法有系統的歸類,又需要許多空間存放?

電子文件的類型跟數量非常的多,是否有辦法有效的管理?

 

您可將紙本文件經由掃描機或是多功能事務機掃描;電子文件經由電腦上傳;透過企業文件管理系統的歸檔設定,即可自動歸檔至所屬的資料夾中。

在企業文件管理系統中統一管理企業文件,不僅提升文件資料的安全性,並可減少紙本文件的存放空間。

關鍵字、全文檢索,快速找到所需文件
=> 您可依關鍵字、全文檢索快速搜尋所需文件

 

工作時,常常耗費許多時問在搜尋所需文件資料是否有更快速的方法呢?

企業文件管理系統,可依關鍵字、全文檢索快速找到所需文件。

另可透過條件檢索,依檔名、文件屬性、日期、索引字…等條件方式進行檔案查詢,精準找到所需文件。

 

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