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文件解決方案

【資安提案】文件輸出安全

您是否面臨以下問題?
• 任何人都可以隨意使用輸出設備
• 輸出費用無法下降及掌控
• 事務機端擱置過多待認領文件
資安議題
• 如何避免位於公用區域的設備被外部人員使用?
• 是否可限制機敏資料隨意地被複印及傳真? 
TCO議題
• 如何避免列印及複印的無謂浪費?
• 是否可掌握輸出設備資源及使用紀錄?
效率議題
• 如何避免設備上擱置許多無人認領的文件?
• 是否在下列印後還需等候他人的輸出工作完成才可取得文件?

您所需要的解決方案 => ID卡認證系統

必須經過身分驗證後才能使用所授權的功能
=> 您可限制使用者或群組的使用權限

 

  

任何人都可以使用輸出設備,資安是否有疑慮?

若無管控可能會增加紙張浪費及資訊外洩,是否可以防止?

使用者必須經過ID卡驗證使用多功能複合機,提升文件輸出的安全性。您可依照管理規劃及需求,設定使用者及群組的各項功能權限,如:影印、列印、婦描、傳真以及彩色、黑白輸出…等,有效降低成本。 

依照使用者設定張數上限並完整記錄使用歷程
=> 您可設定使用者印量限制張數,並依日期區間、部門、人員、設備來查看使用紀錄

 

輸出設備使用簡單且方便,但要如何避免使用者過度使用呢?

想要查看設備資源或是使用紀錄好像很麻煩,是否有簡單易懂的報表?

您可制使用者的張數上限,當超過時可直接刪除或是選擇性放行,有效控管預算不超支。

簡易的工作紀錄報表可依您的需求自訂欄位及圖表類型,提供即時資訊並可有效管理。

在管控環境內至任一多功能複合機端感應卡片後才可取得文件
=> 您可設置過卡取件結合漫遊列印功能

 

傳統文件輸出為直接列印出紙,各種輸出文件常被擱置在輸出設備上無人認領,令人頭痛。

常發生下列印後,人要取件才發現輸出設備故障或是有人正在大量輸出,這時需重下列印或等待,是否有更有效率的方法呢?

您可在管控環境內結合漫遊列印,可讓使用者到達任一多功能複合機端,再選擇過卡取件,有效減少文件孤兒的問題,也避免文件誤拿及資訊外洩。

 

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