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內控制度

內部稽核實施細則

第一條 法源依據

本實施細則依本公司內部控制(下稱內控)制度規定訂定。

第二條 目的

在於協助董事會及經理人檢查及覆核內控制度之缺失及衡量營運績效,並提供改進建議,以確保內控制度得以持續有效實施及作為檢討修正內控制度之依據。

第三條 適用對象

本公司行銷、幕僚體系各部門及子公司。

第四條 適用範圍

一、 對公司內控制度進行評估,以衡量現行政策、程序之有效性及遵循程度與其對各項營運活動之影響。
二、 公司之稽核項目、時間、程序及方法,如附件「内部稽核實施細則目錄」所載,說明如下:

(一) 稽核項目係依其屬性之不同,分別訂定其稽核目的。
(二) 稽核時間係考量稽核項目之重要性,分別訂定其作業週期。
(三) 稽核程序係就各項作業流程易產生之疏忽與舞弊,訂定必要之稽核重點。
(四) 稽核方式係就相關稽核重點,設計適當之稽核程序。

第五條 稽核組織及職責

一、稽核組織:

(一)公司稽核部門組織隸屬董事會,配置適任及適當專任之內部稽核人員,任命其中一人為稽核主管,並設置職務代理人,其代理執行業務應依主管機關規定辦理。
(二)稽核人員(含職務代理人)之基本資料及所受進修訓練課程等資訊,於每年一月底前依規定申報主管機關備查。
(三)公司稽核主管任免,應經董事會通過,並於事實發生日之即日起算二日內將異動原因及異動內容,向主管機關申報備查。

二、稽核職責:

(一)公司稽核人員應依風險評估結果,擬訂稽核計畫,據以評估公司之內部控制。
(二)內部稽核人員應本誠信原則,並具超然之獨立性,以客觀公正之立場,確實執行其職務,並盡專業上應有之注意,除定期向監察人報告稽核業務外,稽核主管並應列席董事會報告。

第六條 年度稽核計劃及稽核報告

一、公司稽核部門應依風險評估結果擬訂年度稽核計劃,包括每月應稽核之項目;年度稽核計劃並應確實執行,據以評估公司之內控制度,稽核部門並須檢附工作底稿及相關資料等作成稽核報告。

二、年度稽核計劃之稽核項目:

(一)法令規章遵循事項。
(二)取得或處分資產、從事衍生性商品交易、資金貸與他人、為他人背書或提供保證之管理及關係人交易之管理等重大財務業務行為之控制作業。
(三)對子公司之監督與管理。
(四)董事會議事運作之管理。
(五)薪資報酬委員會運作之管理。
(六)防範內線交易管理。
(七)財務報表編製流程之管理,包含適用國際會計準則之管理、會計專業判斷程序、會計政策與估計變動之流程等。
(八)資通安全檢查。
(九)銷售及收款循環、採購及付款循環等重要營運。
(十)股務作業之管理。
(十一)個人資料保護之管理。

三、 公司年度稽核計劃之制定應經董事會通過,修正時亦同。

第七條 稽核缺失及改善

一、稽核人員應與受查單位就年度稽核項目查核結果充分溝通,對於檢查所發現內控制度之缺失及異常事項,應據實揭露於稽核報告,並依法令及公司相關規定呈核後加以追蹤,至少按季作成追蹤報告至改善為止,以確定相關部門已及時採取適當之改善措施。

二、內控制度缺失及異常事項改善情形,應包括主管機關檢查所發現、內部稽核作業所發現、內部控制制度聲明書所列、自行評估及會計師專案審查所發現之各項缺失。

三、稽核報告及追蹤報告呈核後,應於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱。

四、內部稽核人員如發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告,並依法令及公司相關規定呈核後,通知各監察人。

第八條 稽核作業之程序

一、事前規劃
稽核部門於每年十二月底前擬訂次年度之年度稽核計劃。

二、資料準備
對稽核主題相關法令規章應遵循事項及公司各項制度應事先蒐集及瞭解。

三、實地稽核

(一) 稽核現行制度之合理性及是否符合公司政策。
(二) 稽核公司內部各項作業有無遵行現行內控制度及會計制度等規定。

四、分析研究

(一) 內部稽核作業包含公司營運績效分析、成本比較暨預算執行情形、財務狀況與經營成果等檢討。
(二) 內部稽核查核所見異常事項除人為疏忽外,應從作業程序或內控制度加以檢討,並提供改善建議。

五、稽核報告

(一) 稽核工作應以工作底稿為之,並蒐集相關輔證資料。
(二) 稽核報告應據實揭露所發現之內控缺失及異常事項。

六、事後追蹤

對稽核報告之發現及建議,應加以追蹤,並確定相關部門已及時採取適當之改善措施,避免類似情況重覆發生。

七、交付查閱、報告及申報

(一) 稽核報告及追蹤報告呈核後,應於稽核項目完成之次月底前儘速交付各監察人查閱。
(二) 年度終了前及每年二月底前,應分別將次年度稽核計畫及上年度之稽核計劃執行情形,依規定申報主管機關備查。
(三) 每年自行評估內控制度設計及執行的有效性,應依規定作成「內部控制制度聲明書」,經董事會通過,於每年三月底前依規定申報主管機關備查。
(四) 每年五月底前應將上年度內部稽核所見內控制度缺失及異常事項改善情形,依規定申報主管機關備查。

八、資料保存

稽核人員之工作底稿及抽查資料,應詳實記錄抽核項目之實際執行情形,並經適當覆核。查核證據時應選取適當之樣本,用以佐證查核目的。稽核報告、工作底稿及相關稽核附件與資料應至少保存五年。

第九條 制定與修正

本實施細則之制定應經董事會核准,修正時亦同。

第十條 施行日期

一、本實施細則於二○○六年三月一日發佈施行。
二、第一次修正於二○○七年八月二十九日。
三、第二次修正於二○○九年十二月十五日。
四、第三次修正於二○一二年三月十五日。
五、第四次修正於二○一三年三月十四日。
六、第五次修正於二○一四年十二月三十日。

 

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