什麼是文件管理系統？

文件管理系統是將企業內各類文件進行統一有效管理的安全平台。

在此平台上的每個使用者會依據企業或部門的權限設定使用文件，從文件的新增、發佈、版本控管、搜尋、存取、到最後的保存或銷毀方式，都可在文件管理系統中完成並留有紀錄供後續檢核。

為什麼需要文件管理系統？

隨著企業的成長、業務量增加，各類文件與日俱增。如何快速找到所需資料，同時確保機敏資料不會外洩，為企業當前課題。

紙本文件歸類不易、需空間存放，如何從其中擷取有利資訊、建立資料庫方便後續管理?

電子文件的類型眾多、資訊流通的速度及數量不斷的增加，如何統一有效控管?

“ 平均來說，專業工作人士花費50% 的時間在找尋所需的資料。” ─ Gartner

“ 搜尋一份文件所需時間平均為18 分鐘。” ─ Gartner

→ 工作效率提升

“ 一份紙本表單需要花費的總成本為美金30 至165 元間，其中流程中有85% 的時

間在於人工處理及輸入資訊。” ─ Gartner

→ 人力成本降低

“ 當遺失一份文件，所要花費的成本為美金350 至700 元間。” ─ IDC

“ 高達75.9%的企業在過去五年內，曾因為文件或流程上的漏洞，造成機密文件外

洩，造成重大損失。” ─ IDC 2012

→ 資訊安全提升

文件生命週期

FileHold文件管理系統，可統一控管企業內所有文件的生命週期，從一份文件的新增、編修、流程審閱、發佈到最後保存或銷毀的過程，透過FileHold文件管理系統提供的友善功能，掌握最新的資訊，並有效率地使用文件。

Ⅰ.新增與擷取

紙本文件透過掃描器轉換為電子文件，電子文件透過電腦建立或從網路、電子郵件、傳真接收。從文件屬性中擷取所需資訊並上傳至FileHold文件管理系統中統一管理存放。

Ⅱ.管理與編修

為了有效率的使用文件、加強團隊協同合作，透過文件簽出/簽入、文件版本控制、Microsoft O¬ce整合⋯等功能，可確保團隊成員資訊一致並可快速存取文件，提高工作效率。

Ⅲ.文件流程與審閱

企業內的文件流程過程繁複、時間冗長，透過行事曆、文件關聯、訂閱文件及設定文件警訊、文件工作流程、文件審閱⋯等功能，可確保團隊成員即時掌握任務並高效率的工作。

Ⅳ.傳送與發佈

文件可透過強大的搜尋引擎進行全文和關鍵字搜尋，使用者可在短時間內查找文件。支援Email傳送和文件連結發佈，最大的限度減少使用者查找文件的時間、也以便捷的帳號密碼權限方式保護文件。

Ⅴ.保存與銷毀

在文件生命週期中確保使用者只接收到最新的資訊，所有相關的規則可透過管理員設定，適當的授權自動封存或刪除文件，以符合企業內的查核政策。