什麼是文件管理系統?
文件管理系統是將企業內各類文件進行統一有效管理的安全平台。
在此平台上的每個使用者會依據企業或部門的權限設定使用文件,從文件的新增、發佈、版本控管、搜尋、存取、到最後的保存或銷毀方式,都可在文件管理系統中完成並留有紀錄供後續檢核。
為什麼需要文件管理系統?
隨著企業的成長、業務量增加,各類文件與日俱增。如何快速找到所需資料,同時確保機敏資料不會外洩,為企業當前課題。
紙本文件歸類不易、需空間存放,如何從其中擷取有利資訊、建立資料庫方便後續管理?
電子文件的類型眾多、資訊流通的速度及數量不斷的增加,如何統一有效控管?
“ 平均來說,專業工作人士花費50% 的時間在找尋所需的資料。” ─ Gartner
“ 搜尋一份文件所需時間平均為18 分鐘。” ─ Gartner
→ 工作效率提升
“ 一份紙本表單需要花費的總成本為美金30 至165 元間,其中流程中有85% 的時
間在於人工處理及輸入資訊。” ─ Gartner
→ 人力成本降低
“ 當遺失一份文件,所要花費的成本為美金350 至700 元間。” ─ IDC
“ 高達75.9%的企業在過去五年內,曾因為文件或流程上的漏洞,造成機密文件外
洩,造成重大損失。” ─ IDC 2012
→ 資訊安全提升