全球資訊科技與網際網路的發展，數位化已成為現代生活不可或缺的一環。隨著資訊科技的普及與活躍，全球資安威脅變得更加多元與複雜，各種網路攻擊、企業資安竊取事件層出不窮，對企業、政府、個人的資訊資產造成深遠的威脅。
隨著影印機與多功能事務機成為企業數位辦公的重要設備，也可能因連網、文件傳輸、資料儲存與使用權限管理不當，增加資訊外洩與未授權存取風險。針對企業影印機資安管理需求，互盛提供完整的資訊安全防護方案，從漫遊列印、文件浮水印戳記、影像備存，到弱點防護、GDPR規範與安全認證等多層防護機制，協助企業強化文件、設備與資料安全，建立更完整的辦公室資安管理架構，從基礎打造企業資訊安全威脅防禦好體質。
(延伸閱讀：影印機資安管理３特點)
隨著影印機與多功能事務機成為企業數位辦公的重要設備，也可能因連網、文件傳輸、資料儲存與使用權限管理不當，增加資訊外洩與未授權存取風險。針對企業影印機資安管理需求，互盛提供完整的資訊安全防護方案，從漫遊列印、文件浮水印戳記、影像備存，到弱點防護、GDPR規範與安全認證等多層防護機制，協助企業強化文件、設備與資料安全，建立更完整的辦公室資安管理架構，從基礎打造企業資訊安全威脅防禦好體質。
(延伸閱讀：影印機資安管理３特點)
影印機資安管理｜策略一、漫遊列印
透過多功能事務機漫遊列印功能，將文件傳送到任一台影印機後，透過身分驗證，如：指紋驗證、卡片驗證、帳密驗證…等方式後進行列印。不僅可大幅提升影印機使用率與取得文件的效率，還可確保使用者手中的資料取用權限、降低重要企業資訊外流的風險。
影印機資安管理｜策略二、文件浮水印戳記
過去企業會在機密文件加上「TOP SECRET」的浮水印，然而這樣的文件浮水印僅強調文件的機密性，無法「追蹤」文件來源。互盛影印機資安管理解決方案，可以為您的文件加註「身分」，不僅列印文件的人員ID、姓名、時間、使用裝置...etc可以文字被註記在文件上，還可自由編輯尺寸、透明度、擺放位置的浮水印或QR CODE來替代文字戳記。※由左至右為：浮水印、文字戳記、QR CODE
影印機資安管理｜策略三、影像備存
多功能事務機在文件輸出後，所有經過影印、傳真、列印、掃描的文件，都會產生影像備存於裝置伺服器中，稽核管理部門更可透過快速查詢功能，調閱有資安疑慮的文件。甚至是當人員輸出或掃描了企業特定「機敏關鍵字」行為時，會立即通知管理部門，縝密守護與追蹤文件資訊安全。
影印機資安管理｜策略四、弱點防護
管理者可設定關閉閒置網路，並採用高規格加密協議，配合定期韌體更新來提升資訊安全防禦力，確保企業資安防護、駭客無從下手。
影印機資安管理｜策略五、符合GDPR規範
為了確保儲存於裝置中的資料安全，我們採用全面加密技術。嚴密加密外，更符合企業資安規範，如歐盟《一般資料保護規範》(GDPR, General Data Protection Regulation)※GDPR歐盟一般資料保護規範是什麼？
與個人有關的資訊，如：個人身分資料（如：身分證字號、地址）、生物辨識（如：指紋、臉部）、線上地位資料（如：Cookie、IP）…等，都在GDPR的保護範圍中。歐盟議會於2016年5月24日宣布生效，歷經兩年準備期後於2018年5月25日全面施行。※如何判定違反GDPR歐盟一般資料保護規範？
1.對個人資料保護不嚴謹，導致個資外洩或遭駭客攻擊。2.個資之使用脫離約定目的或缺乏正當性。
3.未給予個資當事人應有的權利，如：逕行更正或刪除其個資使用之權利…等
4.未採取足夠的資訊安全技術來保護個資。
5.未保存使用個資的歷史紀錄。
6.未在發生個資外洩事件的72小時內通報當事人或個資保護主管機關
影印機資安管理｜策略六、通過安全認證
互盛提供影印機均已通過第三方資訊安全認證，保證使用者使用安全無虞。此外，我們會持續更新我們的設備，以確保它們始終符合最新的資訊安全要求。影印機資安管理常見問題FAQ
Q1.公司如何做好影印機資安？
企業可從「身分驗證、權限控管、文件輸出管理、設備弱點防護與資料管理」五個面向建立影印機資安機制。建議依不同部門與使用者設定列印、掃描、傳真等操作權限，並搭配安全列印、漫遊列印、操作紀錄與設備韌體更新，降低未授權存取與機密文件外洩風險。Q2.如何避免機密文件被其他人拿走？
可透過安全列印或漫遊列印機制，讓使用者必須在影印機前完成身分驗證後，文件才會實際輸出，避免文件列印後長時間留在出紙匣而遭他人誤拿或取走。企業也可以搭配 IC 卡、帳號密碼或其他身分驗證方式，降低敏感文件被未授權人員取得的風險。若文件具有高度機密性，也可進一步搭配文件浮水印或使用紀錄，提高文件管理與追蹤能力。Q3.影印機可以設定使用者權限嗎？
可以。具備使用者驗證與權限管理功能的多功能事務機，可依帳號、部門或使用者角色設定不同操作權限，例如限制彩色列印、掃描、傳真或特定功能使用。透過權限分級管理，企業可以避免非授權人員操作敏感功能，也能依不同部門需求建立更細緻的設備管理規則，同時兼顧資訊安全與使用成本控管。Q4.影印機如何留下文件操作紀錄？
透過影印機文件管理系統，可記錄使用者、操作時間、設備、列印或掃描行為等資訊，提供管理者進行使用紀錄查詢與稽核。若搭配影像備存功能，還可依企業資安政策保留特定文件處理紀錄，當發生異常使用、文件外洩或內部稽核需求時，能協助管理者追查相關操作資訊。實際可記錄的項目、保存方式與保存期限，會依設備型號、系統設定與企業資安政策而有所不同。
Q5.企業選購影印機要注意哪些資安功能？
企業選購影印機時，除了列印速度與掃描規格，也應檢查設備是否具備完整的資訊安全功能。常見評估項目包括：- 使用者身分驗證與權限管理
- 安全列印或漫遊列印
- 文件浮水印與防止未授權列印
- 操作紀錄與稽核功能
- 儲存資料加密或資料清除機制
- 網路連線與通訊加密
- 韌體與弱點更新機制
- 國際資訊安全認證或相關安全標準
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我們提供免費諮詢服務，歡迎下方留言與我們聯繫。
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