以 RICOH RSI 雲端整合平台，破解文件輸出瓶頸
法律顧問業數位轉型實錄：本案例中的一家投資與管理顧問中小企業，正是在組織擴編後，意識到傳統列印與文件管理模式已難以支撐現有的工作節奏，進而啟動數位轉型，與互盛合作導入 RICOH RSI 雲端整合平台，成功將原本零散的輸出流程，整合為兼顧效率與安全的雲端工作環境！
在法律與管理顧問產業中，文件不只是工作成果，更是高度機密的核心資產。
隨著法律顧問案件量與專業夥伴的持續成長，如何在「效率、成本與資安」之間取得平衡，成為許多顧問型企業必須面對的營運課題。
隨著法律顧問案件量與專業夥伴的持續成長，如何在「效率、成本與資安」之間取得平衡，成為許多顧問型企業必須面對的營運課題。
營運挑戰：成長之後，管理問題一次浮現
隨著業務規模擴大，該企業逐漸面臨以下4項關鍵痛點：1. 拆帳與成本控管高度仰賴人工
多位律師與顧問各自獨立執業，但過去缺乏可量化的輸出數據，行政人員每月需手動整理印量，流程繁瑣且容易出錯。2. 文件未取件，資安風險與浪費並存
列印後未即時取件的機密文件，常遭遺忘而流浪於影印機輸出托盤，不僅造成紙張浪費，更增加資訊外流風險。3. 尖峰時段設備壅塞，影響工作節奏
案件高峰期間，特定影印機設備排隊列印的情況頻繁發生，導致文件延誤、工作效率下降。4. IT 管理成本高，導入門檻不低
傳統地端解決方案需額外建置伺服器、調整網路與防火牆設定，對 IT 人力與維運成本形成長期負擔。互盛解決方案：RSI 雲端整合，讓輸出管理更聰明
針對上述挑戰，企業與我們合作，導入RICOH RSI 雲端整合方案，以雲端架構重新定義辦公室輸出管理模式：✦ 雲端漫遊取件，兼顧效率與資安
員工送出列印作業後，可於任一台授權的多功能事務機，透過員工卡或專案 PIN 驗證後取件，不僅分散列印流量，也確保文件僅由本人取得。✦ 集中化管理與自動化報表
IT 人員可透過單一後台掌握所有設備與使用者狀態，系統自動產出黑白／彩色輸出比例、個人與部門詳細的使用紀錄，讓拆帳與成本分析變得即時且精準。✦ 低建置門檻，高度擴充彈性
RSI採訂閱制雲端服務，無需額外投資伺服器硬體，未來設備或人員擴編時，只需增加授權即可快速部署。導入成效：效率、透明與安全的全面升級
顧客自 RICOH RSI 雲端整合平台上線後，企業的行政與文件處理效率明顯提升。透過雲端智慧掃描與 OCR 辨識功能，紙本文件可即時轉為可搜尋的數位檔案，並安全存放於雲端，大幅縮短文件查找與跨部門協作時間。
顧客表示，此方案不僅有效解決尖峰時段的列印壅塞問題，更讓管理層首次能以數據化方式掌握實際輸出成本，進而提升整體決策的精準度。在合理的導入成本下，成功實現彈性辦公、資訊安全與綠色辦公並行的營運目標。
未來，該企業也計畫持續與互盛合作，進一步導入影印機資安防護相關解決方案，全面強化企業與委託人資料的安全保障。
互盛提供租影印機、事務機推薦、影印機軟體解決方案規劃，
可依企業需求免費諮詢，歡迎下方留言與我們聯繫。
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