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雲端解決方案

躍上雲端辦公 降低團隊30%溝通成本

台灣怡海雲端服務(以下簡稱台灣怡海)為知名軟體大廠Saleforce.com、NetSuite、微軟、SAP的金牌合作廠商,總部設置於新加坡,營運據點分佈台灣、中國、越南、菲律賓、泰國、印尼等國家,主要提供企業客戶在ERP、CRM系統上的行業別解決方案,公司幾乎超過8成人力都在外服務企業客戶,如何保持順暢溝通和專案管理工作進度就變得格外重要。

以往台灣怡海的專案成員,時常透過手機或電子郵件,交辦專案工作和回報客戶服務的問題處理狀態。因專案成員不常一起在公司辦公室工作,沒有辦法常常去提醒其他專案成員收信,一旦有人漏看電子郵件或忘記電話提醒,則容易讓專案時程遭到延誤。

 

震旦辦公雲 打造專案團隊訊息溝通和資源共享中心

台灣怡海導入「震旦辦公雲」後,建立了專案團隊虛擬的訊息和資源共享中心,讓專案成員不論身在何處,都可以透過公告欄即時掌握公司和專案最新消息,第一時間去處理。在專案進度管控上,震旦辦公雲還提供待辦事項中心,依專案需求,成員間可以互相交辦工作,回填進度。台灣怡海林呈欣總經理表示,有了這項工具,現在開會都不用Excel了,直接上系統討論同仁工作事項和進度,集中管理,省下人員彙整報表時間,提升專案協同合作的效率與品質。

 

清楚掌握同事行程 預約開會變簡單

林呈欣總經理(上圖左)特別分享,公司收入以專案為主的公司,在承接許多專案情況下,通常會有大量會議召開,成員要啟動一個會議,常因找不到其他專案成員,而造成立即無法敲定會議時間。現在,透過共用行事曆,可清楚看到其他專案成員的行程,就可以直接在平台上預約其他專案同事的會議時間與分享專案工作完成的狀態,可以大量減少溝通往返的等待。

 

Email兩岸自由通 業務拓展不遺漏

另外,震旦辦公雲也協助怡海解決,兩岸電子郵件使用的問題。林呈欣總經理提到,以往到中國出差,Mail有時通有時不通,常常漏信也不知道,造成業務推展的困擾。現在,公司員工到大陸出差,只要登入震旦辦公雲不僅可以即時取得台灣同事共享的檔案,還可順利收到電子郵件,確實改善了跨國溝通和檔案傳送的問題。導入震旦辦公雲OfficeWin協同服務,讓台灣怡海的工作團隊減少30%電話溝通往返時間,並且讓專案的文檔和工作歷程通通紀錄在平台上,讓他們這群瘋狂的行動工作者,無論在哪都可以隨時處理公務,即時合作,確保專案順利推行。

林呈欣總經理最後談到,像我們公司這樣以專案為主的行動工作者的公司組織,在台灣非常多,因應行動工作、專案工作的需要,公司內必須建立一個順暢的專案溝通平台。使用震旦辦公雲,不用硬體設備,按月支付服務費,在提升管理效率同時,不用大筆花費,導入更輕鬆。

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