Word、Excel 合併列印是什麼？

Word 合併列印功能可將 Excel 中的姓名、地址等資料，自動套用到 Word 文件中，讓使用者一次完成大量信封、信件或標籤的列印，適合需要批次處理寄送資料的情境。

什麼情境適合使用合併列印？

• 大量寄送活動邀請函
• 客戶帳單或通知信
• 行銷活動信封寄送
• 公司內部文件批次列印

Word、Excel 合併列印前準備

1. 準備 Excel 收件人名單

• 建立姓名、地址欄位
• 欄位名稱避免空白與特殊符號
  

2. 確認信封尺寸

• 測量信封長寬
• 確認影印機支援尺寸

Word 合併列印信封設定步驟

STEP 1. 完成前置作業

• 準備好 Excel 收件人名單
• 確認信封尺寸

STEP 2. 開啟Word檔，編輯信封版面

1. 打開一份Word空白文件，點選［版面配置］
2. 點選［大小］
3. 點選［其他紙張大小］

4. 紙張大小選［自訂大小］
5.［寬度］、［高度］輸入信封尺寸
6. 點選［手動送紙］
7. 點選［確定］

8. 編輯信封收件人、地址等版面位置

STEP 3. 啟動合併列印功能

9. 點選［郵件］
10. 點選［啟動合併列印］
11. 點選［信件］

STEP 4. 匯入 Excel 收件資料

12. 點選［選取收件者 ］
13. 點選［使用現有清單］ 

14. 選擇要匯入的Excel檔
15. 點選［開啟］

16. 點選［確定］

17. 點選［編輯收件者清單］ 
18. 勾選要匯入的資料
19. 點選［確定］

STEP 5. 套用收件人清單並列印

20. 點選［插入合併欄位］
21. 分別點選［姓名］、［地址］插入到對應的欄位

22. 點選［預覽結果］確認版面

23. 點選［完成與合併］
24. 點選［編輯個別文件］ 
25. 點選［全部］
26. 點選［確定］

27. 列印前預覽全部清單

28. 將信封放至影印機手送台（印面朝下、信封口朝外），點選列印。

Word、Excel 合併列印常見問題

Q1. Word 合併列印一定要搭配 Excel 嗎？

Q2. 可以用來印標籤或邀請卡嗎？

Q3. 合併列印適合多少筆資料？

Q4. 為什麼預覽結果跟實際列印不同？

Q5. 為什麼信封會印反方向？

• 紅包袋(信封放法)這裡看：新婚賀詞紅包袋列印５步驟

Q6. 為什麼Excel 匯入後沒有資料？