在數位轉型浪潮下，企業無紙化早已不是口號，而是企業提升效率、降低成本、強化資訊安全的關鍵策略。然而，許多企業談到無紙化時，往往只停留在「少印一點」的層次。事實上，真正的無紙化轉型，應該從每天使用最頻繁的設備「影印機」開始。
常見應用包含：
什麼是企業無紙化？
企業無紙化（Paperless Office），指的是透過數位工具與系統，將紙本文件轉換為電子文件管理與流程作業，降低對紙張與實體文件的依賴。這不只是環保概念，更是一種營運效率與企業節流的雙重升級。常見的企業無紙化應用包含：文件數位歸檔管理、雲端文件共享、電子簽核流程，但很多企業忽略了一點，每天最大量產出紙張的地方，其實是影印機。常見應用包含：
- 文件數位化歸檔
- 雲端文件共享
- 電子簽核流程
你知道嗎？一位辦公室員工，每年輸出的紙張約一萬張，其中有高達 45% 的紙張，當天就會被丟到垃圾桶。
為什麼企業無紙化要從影印機開始？
在多數企業中，影印機是文件輸出的核心節點，也是紙張浪費與資安風險的來源。若未建立管理機制，常見問題包含：
- 重複列印造成成本浪費
- 文件遺留導致資訊外洩
- 無法追蹤列印來源
影印機無紙化怎麼做？3個關鍵
關鍵1. 無紙化硬體設定
透過電腦與影印機預設設定，達到初步無紙化的目標。✦列印設定：將影印機的預設列印，設定為雙面、黑白、節省墨水碳粉模式。
✦自動雙掃：透過影印機自動雙掃功能，大量文件數位化快速又即時。
👉 延伸閱讀：影印機操作教學FAQ
關鍵2. 印量管理制度化
透過影印機印量管理系統，達成企業無紙化的目標，實現成本管理數據化。
✦減少紙張浪費：員工可於影印機面板上直接刪除、或選擇正確的列印作業。
✦控管不良成本：可限制部門可使用的功能、時間，紀錄分析列印數據…etc。
👉 延伸閱讀：RICOH EZ Charger Suite 影印機軟體解決方案
✦減少紙張浪費：員工可於影印機面板上直接刪除、或選擇正確的列印作業。
✦控管不良成本：可限制部門可使用的功能、時間，紀錄分析列印數據…etc。
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關鍵3. 文件掃描即數位歸檔
現代影印機已具備讓紙本文件「一次掃描，永久保存」的功能，大幅減少人工歸檔的時間。
✦自動歸檔：掃描檔案自動存入指定的個人雲端資料夾，不用再去公司的公用雲端大海撈針。
✦轉換成可編輯檔案：可將紙本文件轉換成可編輯的Word、Excel 或是 PDF檔案。
✦自動命名與分類：透過 OCR 文字辨識功能，將文件掃描後，自動歸檔至指定資料夾。若是含有Barcode、QR Code的文件，文件被掃描後，將依條碼中的內容自動命名檔案，並根據檔名自動拆分文件，歸檔至指定資料夾。
👉 成功案例：法律顧問業，如何解決輸出塞車與拆帳難題？
✦自動歸檔：掃描檔案自動存入指定的個人雲端資料夾，不用再去公司的公用雲端大海撈針。
✦轉換成可編輯檔案：可將紙本文件轉換成可編輯的Word、Excel 或是 PDF檔案。
✦自動命名與分類：透過 OCR 文字辨識功能，將文件掃描後，自動歸檔至指定資料夾。若是含有Barcode、QR Code的文件，文件被掃描後，將依條碼中的內容自動命名檔案，並根據檔名自動拆分文件，歸檔至指定資料夾。
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無紙化不是少印，而是流程重設
企業無紙化不只是「減少列印」，而是重新設計文件流程。從影印機管理開始，企業即可逐步建立數據化、可追蹤且安全的文件環境，成為資安管理的第一道防線。👉 想評估企業是否適合導入無紙化？
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歡迎撥打 4128-399 或下方留言與我們聯繫。
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