在數位轉型浪潮下，企業無紙化早已不是口號，而是企業提升效率、降低成本、強化資訊安全的關鍵策略。然而，許多企業談到無紙化時，往往只停留在「少印一點」的層次。事實上，真正的無紙化轉型，應該從每天使用最頻繁的設備「影印機」開始。
什麼是企業無紙化？
企業無紙化（Paperless Office），指的是透過數位工具與系統，將紙本文件轉換為電子文件管理與流程作業，降低對紙張與實體文件的依賴。這不只是環保概念，更是一種營運效率與企業節流的雙重升級。常見的企業無紙化應用包含：文件數位歸檔管理、雲端文件共享、電子簽核流程，但很多企業忽略了一點，每天最大量產出紙張的地方，其實是影印機。你知道嗎？一位辦公室員工，每年輸出的紙張約一萬張，其中有高達 45% 的紙張，當天就會被丟到垃圾桶。
影印機無紙化怎麼做？3個關鍵
1. 無紙化硬體設定
透過電腦與影印機預設設定，達到初步無紙化的目標。
✦ 文件列印設定：預設列印為雙面、黑白、節省墨水碳粉模式。
✦ 自動雙掃：透過影印機自動雙掃功能，大量文件數位化快速又即時。
延伸閱讀：影印機操作教學FAQ
✦ 文件列印設定：預設列印為雙面、黑白、節省墨水碳粉模式。
✦ 自動雙掃：透過影印機自動雙掃功能，大量文件數位化快速又即時。
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2. 印量管理制度化
透過影印機印量管理系統，達成企業無紙化的目標，實現成本管理數據化。
✦ 減少紙張浪費：員工可於影印機面板上直接刪除、或選擇正確的列印作業。
✦ 控管不良成本：可限制部門可使用的功能、時間，紀錄分析列印數據…etc。
延伸閱讀：企業印量管理推薦！RICOH EZ Charger Suite 讓您事半功倍
✦ 減少紙張浪費：員工可於影印機面板上直接刪除、或選擇正確的列印作業。
✦ 控管不良成本：可限制部門可使用的功能、時間，紀錄分析列印數據…etc。
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3. 文件掃描即數位歸檔
現代影印機已具備讓紙本文件「一次掃描，永久保存」的功能，大幅減少人工歸檔的時間。
✦ 自動歸檔：掃描檔案自動存入指定的個人雲端資料夾，不用再去公司的公用雲端大海撈針。
✦ 轉換成可編輯檔案：可將紙本文件轉換成可編輯的Word、Excel 或是 PDF檔案。
✦ 自動命名與分類：透過 OCR 文字辨識功能，將文件掃描後，自動歸檔至指定資料夾。若是含有Barcode／QR Code的文件，文件被掃描後，將依條碼中的內容自動命名檔案，並根據檔名自動拆分文件，歸檔至指定資料夾。
成功案例：RSI雲端印量管理系統，解決法律顧問業輸出塞車與拆帳難題
✦ 自動歸檔：掃描檔案自動存入指定的個人雲端資料夾，不用再去公司的公用雲端大海撈針。
✦ 轉換成可編輯檔案：可將紙本文件轉換成可編輯的Word、Excel 或是 PDF檔案。
✦ 自動命名與分類：透過 OCR 文字辨識功能，將文件掃描後，自動歸檔至指定資料夾。若是含有Barcode／QR Code的文件，文件被掃描後，將依條碼中的內容自動命名檔案，並根據檔名自動拆分文件，歸檔至指定資料夾。
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為什麼影印機無紙化，可以是企業轉型的起點？
在多數的辦公室裡，影印機不只是影印設備，也是文件中心，包辦了整個辦公室的列印、影印，是文件流通節點、也是機密文件的輸出窗口。若沒有建立文件管理流程，影印機可能成為：重複列印、流浪文件、機密外洩的增加企業營運的風險來源。因此，影印機無紙化管理，其實是企業無紙化的第一道防線。如果企業能從列印管理、文件掃描與數位流程整合開始，無紙化將不只是環保口號，而是提升效率、降低風險、強化競爭力的關鍵策略。讓每一張紙張，都有存在的價值！
互盛提供影印機租賃與無紙化解決方案，
歡迎撥打 4128-399 或下方留言與我們聯繫。
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