影印機為什麼會有資安風險？影印機資安6大防護策略

影印機常見的6大資安風險

1. 未妥善管理帳號與使用權限

若多人共用相同帳號、管理者密碼過於簡單，或沒有依使用者設定不同權限，未經授權的人員就可能操作影印、掃描或設備管理功能。企業可透過個人帳號、密碼、卡片或其他身分驗證機制辨識使用者，並依部門或職務設定列印、彩色輸出、掃描等使用權限，降低未授權操作的風險。(延伸閱讀：印量管理系統一套解決！設備管理、身分驗證、安全列印)
 

2. 文件列印後被他人誤取

薪資單、合約、報價單、人事資料等文件若送出列印後直接留在出紙匣，可能因使用者沒有立即取件，而遭其他人誤拿或查看。透過機密列印或身分驗證列印，可讓文件暫存於列印佇列，等使用者本人到設備前完成驗證後才輸出，降低敏感資料暴露在公共列印區域的機會。
 

3. 裝置內可能留存文件資料

部分影印機或複合機配有儲存裝置，用於支援文件處理、工作暫存或其他功能，因此企業除了保護紙本文件，也應留意設備中的資料安全。採購與管理設備時，可確認是否具備資料加密、資料覆寫、儲存裝置管理及設備汰換時的資料清除機制，避免設備維修、移轉或淘汰時留下不必要的資訊風險。
 

4. 閒置網路服務或連接埠增加風險

影印機通常會連接企業區域網路，並可能支援列印、掃描、Web管理或其他網路服務。若啟用了實際上沒有使用的服務、通訊協定或連接埠，就可能增加設備的可被存取範圍。企業應依實際需求設定設備，關閉不需要的網路服務與連接功能，限制管理介面的存取權限，並優先使用適當的安全通訊機制。
 

5. 韌體未更新造成弱點

影印機和電腦、伺服器一樣都有系統軟體與韌體。設備廠商若發現安全弱點，可能透過新版韌體或安全更新進行修正。因此，企業不應將影印機視為「安裝後就不用管理」的設備，而應納入IT設備管理流程，定期確認韌體版本、安全公告與更新需求，避免長期使用已知存在安全問題的舊版本。
 

6. 列印、掃描行為缺乏稽核追蹤

當企業無法掌握「誰在什麼時間列印、影印或掃描了哪些文件」，一旦發生異常使用或文件外洩，就較難回溯問題來源。透過使用者身分驗證、列印紀錄、文件追蹤或影像備存等管理機制，企業可提升文件使用的可追溯性，並依實際管理需求建立稽核制度。(延伸閱讀：印表機資安管理３特點)

簡單來說，影印機資安不只是在防止設備「被駭」，而是同時管理設備、網路、帳號權限、文件資料與使用紀錄。企業若能從這幾個層面建立管理機制，就能降低辦公文件與資訊設備所產生的資安風險。

 

(延伸閱讀：企業影印機資安6大防護策略)