辦公設備該換了嗎？年底採購前必做５項盤點

年底預算怎麼花？辦公設備汰換前先檢查這些事

接近年底，許多企業開始規劃年度預算與下一年度採購計畫。每天使用的影印機、事務機，也可以趁這個時候重新檢視：設備是否仍符合需求？維修成本有沒有增加？工作效率與資安功能是否足夠？辦公設備是否需要汰換，不只看使用年限，也別等到設備故障頻傳才處理。互盛建議從以下 5 個面向盤點，快速掌握設備是否需要汰換或升級。

辦公設備汰換前，先做這５項盤點

1. 故障與維修頻率是否增加？

影印機、事務機沒有適用所有企業的固定汰換年限，因此比起使用多久，更該觀察設備是否開始頻繁出現：

卡紙、故障或異常
維修次數增加
零件老化或不易取得
等待維修影響工作流程

如果設備仍穩定、維護正常，不一定需要立即更換！但若故障頻繁，已拉長工作等待時間、影響日常使用，就可以開始比較持續維修與設備汰換的成本。

2. 現有規格還符合現在的印量嗎？

企業人數、部門規模與工作方式改變後，列印需求也會不同。
建議重新確認：

每月平均印量
黑白與彩色列印比例
使用人數
尖峰時段使用頻率
掃描與文件電子化需求

例如，人數增加後，原有事務機設備可能經常排隊等待；而若辦公室紙張使用需求下降，原本的高速影印機也可能規格過剩。
因此，汰換設備不代表一定要換更高階機種，而是重新找到符合目前需求的規格。

3. 維修、耗材與用電成本是否提高？

辦公設備的成本，不只有當初的購買價格。
實際使用期間還包含：

維修與零件費用
碳粉等耗材
用電成本
故障造成的等待與處理時間

企業可以整理近一年的維修與使用紀錄，再比較繼續使用、換新或租賃的成本。
這就是總持有成本（TCO，Total Cost of Ownership）的概念：不只看設備價格，也評估整個使用期間產生的成本。

4. 設備是否開始影響工作效率？

如果同仁經常等待列印、掃描大量文件需要很長時間，或操作流程過於複雜，代表設備可能已經跟不上目前的工作需求。
常見情況包括：

列印或掃描速度不足
操作介面複雜
無法支援行動列印或新的工作流程
掃描後仍需大量人工整理
多台設備操作方式不同，增加管理負擔

當設備已經明顯拖慢工作流程，就值得重新評估是否需要升級！

5. 資安與設備管理功能是否足夠？

現在的影印機與事務機通常會連接企業內部網路，處理列印、掃描與文件傳輸，因此也應納入資訊安全管理。
可以檢查設備是否具備：

使用者身分驗證
列印與設備權限管理
韌體與安全性更新
未授權使用限制
網路與文件傳輸安全機制

如果舊設備已無法取得安全更新，或缺少必要的權限管理功能，就應將資安需求納入汰換評估，而不只是比較速度與價格。

延伸閱讀：影印機為什麼會有資安風險？6大影印機資安防護策略

辦公設備到底要不要換？可以這樣判斷

設備狀況	建議
運作穩定，功能與印量仍符合需求	繼續使用，並定期檢查
偶爾故障，但維修成本仍合理	觀察維修頻率與費用
維修次數與成本增加	比較維修與設備汰換成本
現有規格已不符合實際印量	重新評估設備規格
掃描或文件數位化效率不足	評估掃描效能更高的設備
缺乏必要資安與設備管理功能	優先評估設備升級

辦公設備汰換，不一定是換更高階的機種

真正的設備汰換，不是單純把舊機換成新機，而是重新確認目前的使用需求。如果設備仍穩定、成本合理，也符合目前需求，就可以繼續使用！但若故障、成本、效率或資安問題同時增加，就代表到了重新評估設備配置的時候。年底預算規劃的重點，也不只是把預算花完，而是讓設備投資真正改善辦公效率與管理成本。

如果企業正在進行年度預算規劃、辦公設備盤點，或不確定現有影印機是否仍符合使用需求，互盛可依企業實際使用情境，協助評估影印機、事務機設備規格與租賃方案。從真正的辦公需求出發，讓設備預算花在需要改善的地方，歡迎留言諮詢或撥打4128-399 (手機加02) 線上客服專線。

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